ボット活用によるTrello熱血運用

前田です。
皆さんTrello使ってますか?弊社ではタスク管理でTrelloをヘビーに使ってます。めっちゃ便利。スタートアップでお金ないので課金はしてませんが…

Trelloはカンバンをベースとしたプロジェクト管理ツールで世界中で広く使われているツールです。
かなり前ですが、Atlassianに買収されましたね。

GHSでの基本的な運用方法

大体どこの会社でも似たような運用になると思いますが、GHS(弊社)での運用を簡単に共有します。
(ラベル活用が出来てないのでラベル活用の良い例があったら知りたいな)

ボード

チームもしくはプロジェクト単位で作ってます。
現在あるのはざっと次のようなボードです。

  • 会社全体
    • 請求書とか会社関連のTODOとか管理
  • 雑務タスク
    • 各自の経費精算とかオフィス掃除だったりとか
    • 雑多なタスクを管理
  • プロジェクト毎
    • プロジェクトで発生したタスク処理

リスト

リストは主にステータス管理で利用しています。ステータスは次の5つを作ってます。

  • New
    • 新しく発生したタスク用
  • WIP
    • Work In Progressの略で取り掛かってるタスク用
  • Pending
    • 待ちステータス中や、やってるけど優先上がらなくて一時的に手をつけてないタスク用
  • Done
    • 完了したタスク用
  • SendOff
    • 見送りタスク用

DoneとSend Offは毎週の定例会議でアーカイブしています。

カード

カードは次のような方針を取っています。

  • アサインされるのはタスクのボールを持っている人
  • 期日は必ず入れる

人のアサインは例えば、Aさんがドキュメントを書く、それをBさんがレビューする場合には、「ドキュメントが完了するまではAさんがアサインされ、完了後にAさんがBさんをアサインしてレビューをお願いする(Aさんは外れる)。内容に不備がある場合はコメントと共にAさんをアサインする(Bさんは外れる)。」といった運用になります。

期日はカード作成後に入れるようにしてます。また、定例会議で期日無いものに関しては入れてもらうようにしています。

熱血運用

期限切れのカードがNewやWIPに残り続けることありませんか?

弊社では「期日を入れてくれない」「期限切れなのにステータス変更や期日変更をしてくれない」といった運用上の課題がありました。

そこでボットを活用して自動で定期チェックするようにしました。

※弊社では松岡修造をボットにする傾向があり、至るところに松岡修造がいます笑

修造怒りのフロー

修造さんの逆鱗に触れるには下記2条件が必要です。

  1. New, WIPリストにあるカード
  2. 期日が未設定 or 期限切れ

修造さんが怒るフローは次のようになってます。

  1. 平日10:00 AM 修造さん起床
  2. 各ボードのカードをチェック
  3. 怒ったカードをまとめてSlackに通知

めっちゃ怒られてますねw

修造さん導入によるメリット

修造が毎日怒るので怒られないように

  • 「期日を入力してくれるようになった」
  • 「ステータスを見直してくれた」
  • 「期日を切り直してくれた」

それ以上に良かったのが、人が注意するよりボットにやらせると心的コストが下がったことです。

毎回定例で「期日どうなってるのか」、「ちゃんと入れてよ」って言うのって意外とコスト高いと思うんですよ。それを修造にやらせることで人が言う必要がなくなってとてもそこのコストが低くなったと思うのですよね。

皆さんも是非導入してみてください!会社独自の怒り方とかしたらとても面白いと思いますw

まとめ

Trello便利なので積極的に使おう。GHSでもヘビーに使ってます!
期日はちゃんと入れてステータス管理もちゃんとやりましょう。ただ、怒るのはボットにやらせて注意する手間と心的コストを下げましょう!

Appendix

Trelloに便利なショートカットあるの知ってますか?
ボード画面で?を打つとショートカット一覧が出てきます。

ボクがよく使うショートカットをリストアップ

  • q
    • 自分がアサインされてるカードだけが表示されるようになります。カードがたくさんあるときめっっっっちゃ便利。
    • たまにリストとかカードのタイトルをqにしちゃうことあるよね。
  • b
    • ボード移動が高速に。
    • フィルターもスグできるから目的のボードに移動が簡単に
  • Space
    • カードに自分をアサイン。
  • c
    • カードアーカイブ。
    • アーカイブの時にc押す快感が忘れられないの

ショートカット使うとTrelloライフがもっと幸せになるので合わせて試してみてください。

GHSは積極採用中です!